Digitalizar documentos é uma prática cada vez mais comum, seja para armazenar arquivos na nuvem, enviar anexos em formulários ou simplesmente reduzir o uso de papel. No entanto, para garantir que os documentos fiquem legíveis, seguros e em conformidade com a legislação, é importante seguir algumas recomendações simples. Confira abaixo as melhores práticas para uma digitalização eficiente.

1. Dicas de equipamento e configurações

Existem diversas opções para digitalizar documentos, cada uma com recursos próprios e vantagens. Os scanners tradicionais, por exemplo, são ideais para grandes volumes e alta qualidade. Já os aplicativos de celular, como Adobe Scan, Microsoft Lens e CamScanner, são práticos e oferecem recursos como ajuste automático de bordas e correção de perspectiva. Os multifuncionais, como impressoras com função de digitalização, são ótimos para uso doméstico ou corporativo.

Independentemente do aparelho que for utilizar, lembre-se sempre de manter seus drivers ou aplicativos atualizados. Além disso, limpe regularmente o vidro do scanner ou a lente da câmera para evitar manchas ou borrões nas digitalizações.

Também é importante realizar ajustes nas configurações dos equipamentos. Uma dica preciosa é ajustar a qualidade da digitalização conforme sua finalidade. A resolução para textos pode ficar entre 150 e 300 dpi; para imagens, opte por alta qualidade (300 dpi ou mais); e se o documento será apenas arquivado, use a configuração padrão (150-200 dpi). Outras recomendações são: digitalizar contratos e documentos assinados em cores, para preservar autenticidade; e evitar filtros que possam alterar detalhes importantes.

Se tiver vários documentos, use a função de digitalização em lote para criar um único arquivo PDF com todas as páginas, pois isso facilita o envio e organização. E aí vai mais um conselho: certifique-se de que todas as páginas estejam na mesma orientação (vertical ou horizontal) e com margens adequadas. Isso evita problemas ao anexar em formulários.

2. Posicionamento, iluminação e edição: 

Além dos equipamentos e configurações, é importante saber posicionar seu documento, a fim de que o arquivo digitalizado saia sem cortes ou distorções. Por isso, busque coloca-lo em uma superfície plana e limpa, centralizar o papel no scanner e, se usar celular, enquadre bem na tela e mantenha o aparelho paralelo a ele para evitar inclinações.  Ao fotografar com o smartphone, escolha uma superfície neutra (branca ou cinza) para evitar distrações e facilitar o recorte automático.

Saiba que a luz faz toda a diferença na qualidade da imagem, então prefira ambientes bem iluminados, de preferência com luz natural; evite sombras sobre o documento (se necessário, use uma luminária); e não utilize flash, pois pode causar reflexos indesejados.

Se ainda assim a iluminação não ficar adequada, muitos aplicativos oferecem ajustes automáticos de brilho, contraste e remoção de sombras. Ative essas funções para melhorar a legibilidade sem precisar editar manualmente.

3. Nomeação, armazenamento e localização do documento: 

Após digitalizar, nomeie os arquivos de forma clara e crie um padrão de nomeação (ex.: Ano_Mês_TipoDocumento_NomeCliente.pdf), a fim de agilizar buscas e melhorar a organização. Quanto ao armazenamento, você pode subir os documentos na nuvem em pastas, usando serviços confiáveis como Google Drive, OneDrive ou Dropbox. Além disso, mantenha uma cópia de segurança em um HD externo ou servidor seguro, garantindo acesso mesmo em caso de falhas.

Se for o caso de fazer upload em formulários ou enviar por e-mail, confira se todas as páginas estão legíveis. Certifique-se também de que não há cortes ou manchas e, se necessário, reduza o tamanho do arquivo usando ferramentas de compressão, como ILovePDF ou SmallPDF. Essa dica é importante para casos em que o formulário tenha limite de upload (ex.: 5 MB).  Porém, tome cuidado: reduzir demais o tamanho pode comprometer a qualidade e legibilidade. Portanto, use o recurso de maneira equilibrada.

Falando nisso, para garantir que o documento esteja legível, abra o arquivo em computador e celular antes de enviar. Às vezes, o que parece bom na tela do aparelho móvel fica ruim no PC.

4. Segurança, LGPD e validação do documento

Por fim, é muito importante proteger seus dados pessoais. Saiba que a LGPD exige que informações sensíveis sejam tratadas com segurança. Então, utilize criptografia, senhas e controle de acesso para evitar vazamentos. 

Evite armazenar dados pessoais em dispositivos compartilhados, priorizando nuvens corporativas com autenticação em dois fatores. Também fique atento a canais inseguros e sempre verifique a política de privacidade das plataformas, a fim de não deixar nenhuma brecha para possíveis fraudes. 

No caso de documentos oficiais, considere usar certificados digitais ou plataformas como DocuSign ou Gov.br para garantir validade jurídica. 

*Elisângela Lacerda é supervisora de Digitalização e Impressão no Instituto das Cidades Inteligentes (ICI), pós-graduada em Gestão de Projetos pela FACET – Faculdade de Ciências Sociais e Aplicadas do Paraná.