À medida que a tecnologia avança, as organizações enfrentam desafios cada vez maiores em relação à proteção dos dados confidenciais e à segurança da informação. Nos Recursos Humanos (RH), a gestão das informações sensíveis dos colaboradores como por exemplo dados pessoais, registros de saúde, informações financeiras e relatórios de desempenho, deve ser feita de forma responsável para preservar a privacidade dos funcionários.

E as ações para mitigar os riscos de exposição ilegal das informações devem começar ainda no processo seletivo. Algumas empresas realizam o chamado background check, que envolve a verificação e análise cuidadosa do histórico dos candidatos, incluindo antecedentes criminais, referências profissionais, histórico educacional e verificação das credenciais pelos recrutadores. “Este processo deve ser conduzido com muita cautela e a empresa deve informar o candidato que a checagem será realizada” afirma Christina Curcio, CEO da Icon Talent, empresa especializada no recrutamento e seleção em tecnologia.

Ela reforça que as verificações de antecedentes devem ser conduzidas em total respeito à privacidade e dentro dos limites legais estabelecidos na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Além disso, é fundamental que as informações coletadas sejam tratadas com confidencialidade, armazenadas de forma segura e utilizadas apenas para os fins específicos da contratação. Christina Curcio destaca cinco dicas para que o processo de background check seja conduzido em conformidade com a LGPD:

Tenha uma base legal

A empresa deve ter uma base legal válida para realizar o background check, como o consentimento explícito do candidato ou a necessidade de execução de um contrato específico. É importante que os candidatos sejam informados claramente sobre o propósito e o escopo da verificação, bem como sobre seus direitos em relação aos seus dados pessoais. Eles têm o direito de acessar as informações coletadas durante o background check e de solicitar retificações, caso identifiquem imprecisões ou informações desatualizadas.

Levante o mínimo possível de dados

A coleta e o tratamento de dados pessoais devem ser limitados ao mínimo necessário para alcançar o propósito da verificação. A empresa deve identificar quais informações são realmente relevantes para a posição em questão e não coletar dados excessivos ou desnecessários.

Seja transparente

A empresa deve fornecer aos candidatos informações claras e transparentes sobre o processo de background check, incluindo os tipos de informações que serão verificadas, os métodos utilizados, o prazo de retenção dos dados e os direitos do candidato em relação aos seus dados pessoais. As informações coletadas devem ser mantidas apenas pelo tempo necessário para o cumprimento do propósito para o qual foram coletadas. Após o prazo estabelecido, as informações devem ser devidamente excluídas ou anonimizadas, em conformidade com as diretrizes estabelecidas na LGPD.

Escolha bem os prestadores de serviço

Se a empresa utilizar serviços de terceiros para realizar a verificação de antecedentes, é importante que esses fornecedores estejam em conformidade com as disposições da LGPD. Contratos e acordos devem ser estabelecidos para garantir que os dados pessoais sejam tratados conforme as diretrizes legais.

Invista em segurança

As informações coletadas durante o background check devem ser tratadas com o mais alto nível de segurança e confidencialidade. Medidas adequadas devem ser implementadas para proteger os dados contra acesso não autorizado, perda ou divulgação não autorizada.

“A segurança da informação no RH é uma prática de conformidade legal, mas também um investimento estratégico para as empresas. Ao adotar medidas robustas de segurança da informação e realizar verificações de antecedentes adequadas, as organizações demonstram seu compromisso com a proteção dos dados confidenciais, garantindo a confiança dos colaboradores e parceiros comerciais”, destaca Christina Curcio.